Tutti abbiamo un programma di videoscrittura e un foglio di calcolo sul computer o sul tablet. Questi sono i software base e più utilizzati di ogni suite per ufficio (o software di produttività personale). Completa il trittico un programma per realizzare delle presentazioni.
A volte ci sono anche altri programmi, ma non sono così comuni.
La triologia del lavoro più nota è: Word, Excel, Powerpoint. Ma ce ne sono molte altre in circolazione. E come sempre in questi casi, non ne esiste una migliore in assoluto. Solo una più adatta alle tue esigenze. O con cui tu ti trovi più comodo.
In questo articolo ti presento cinque suite per ufficio che hanno molto in comune. Del resto la loro funzione principale è quella di permetterci di scrivere testi, creare tabelle con funzioni di vario tipo e fare delle slide. E questo ovviamente lo fanno tutti. Le differenze sono nei dettagli, come le schermate e l’organizzazione dei menù. O il fatto che alcuni programmi funzionino su tutti i device e altri solo su alcuni.
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Office di Microsoft
Partiamo dal +1, ovvero l’unico non gratuito ma anche il più conosciuto. Word è praticamente sinonimo di programma di videoscrittura, come Excel per i fogli di calcolo (quanti di voi li hanno mai chiamati così?) e Powerpoint per le presentazioni. E ancora oggi è uno dei più usati (se non il più usato).
Rispetto a tutti gli altri di questa lista però ha un difetto: costa. E non poco.
Se fino a un po’ di anni fa aveva senso spendere dei soldi per questo tipo di programmi, oggi sinceramente non capisco perché farlo. Ci sono solo alcune situazioni particolari in cui non si può evitare. Ad esempio, se partecipi spesso a gare di appalto della Pubblica Amministrazione, che per la modulistica usa ancora i programmi di Office e gli altri software a volte danno problemi di layout. Oppure se usi funzioni molto avanzate di Excel. Per il 90% delle persone però non è necessario. Credo sia solo un’abitudine, ma io personalmente preferirei investire quei soldi in altro.
Ora a dire il vero Microsoft offre anche una versione web gratuita della sua suite per ufficio, che però non ha tutte le funzioni della versione a pagamento. Quindi se vuoi un programma gratuito tanto vale sceglierne un altro.
Come avrai intuito non sono una fan di Office, ma ammetto che ha un vantaggio: è disponibile per tutti i sistemi operativi, Windows, Mac e Linux, e anche per Android e iOS. Una caratteristica da tenere presente se lavori su diversi dispositivi.
OpenOffice e LibreOffice
Writer e Calc sono l’alternativa gratuita più conosciuta a Word ed Excel e trattiamo insieme OpenOffice e LibreOffice perché sono sostanzialmente due programmi che hanno la stessa origine e sono quasi identici.
Hanno un’interfaccia leggermente diversa ma al 99% hanno le stesse funzioni. Quindi scegliere tra i due è una questione di comodità. L’organizzazione dei menù che ti piace di più è il fattore essenziale per la tua scelta.
Insieme a una differenza di compatibilità con gli altri programmi. LibreOffice permette di salvare i documenti in docx, xslx e pptx, i formati più attuali di Office (quelli basati sull’XML). Per questo ha anche una migliore compatibilità con la suite Microsoft. Con OpenOffice puoi aprire questo tipo di file, ma non salvare in questi formati. E i problemi di formattazione della pagina sono maggiori.
Quindi se ti trovi spesso a lavorare su file creati con Word o Excel o devi inviarli a qualcuno che usa i programma di Microsoft, LibreOffice è la scelta migliore. Per tutto il resto si equivalgono.
Entrambi inoltre sono disponibili per pc e Mac, ma nessuno dei due ha un’App per Android e iOS. Questo al momento secondo me è il loro più grande limite, ma non è detto che per te sia un problema.
Io per esempio ho un portatile e un tablet, ma ho scelto comunque LibreOffice. Non scrivo mai da tablet e mi trovo molto bene con questo programma, per cui è la scelta migliore per me.
Documenti di Google
Un’altra serie di programmi di produttività personale gratuiti da prendere in considerazione sono quelli offerti da Google. L’interfaccia è essenziale, rispetto ad altri programmi potremmo definirla “vecchio stile”, ma c’è tutto quello che serve. Può gestire sia i formati di OpenOffice/LibreOffice (odt e simili) che di Office (docx e gli altri).
E ha due grandi frecce al suo arco. Prima di tutto, se usi questi programmi da computer non devi installarli. Li trovi semplicemente tra le app di Chrome (dove ci sono anche Gmail e Drive per intenderci).
Secondo, sono perfettamente integrati con tutte le altre app Google (e non potrebbe essere altrimenti), inclusi Calendar e Drive. E proprio con quest’ultimo danno il meglio di loro. Infatti se condividi un documento con altre persone attraverso Drive, tutti potranno lavorare sullo stesso file e vedere in tempo reale le modifiche degli altri. Niente più passaggi delle versioni 1,2,3,… tramite mail, col rischio di perdersi dei pezzi.
Documenti, Fogli e Presentazioni (lo so, i nomi non sono particolarmente originali) sono disponibili per tutte le piattaforme, sia per computer (dove, come detto, si passa da Chrome) che per tablet (sia Android che iOS), per il quale esistono le specifiche app.
Pages, Numbers e Keynote di Apple
Devo ammettere che ho sempre snobbato la suite per ufficio Apple, nonostante io utilizzi un Macbook da molti anni, ma per scrivere questo articolo l’ho studiata un po’. E in realtà sono programmi completi, che non hanno nulla da invidiare agli altri. L’organizzazione del menù è diversa da quella a cui sono abituata, per cui ho fatto un po’ di fatica. Ma è solo una questione di pratica, poi diventa naturale come qualunque altra.
Con questi software si possono aprire tranquillamente i file dei programmi equivalenti di Microsoft e si possono salvare i file nei formati Office, ma non sono compatibili con OpenOffice/LibreOffice. Un dettaglio da tenere presente se si scambiano documenti con altre persone.
Infine, questi programmi esistono solo per i sitemi Apple, sia Macbook che Ipad. Ma non ci sono per Windows e Android.
WPS Office
Concludiamo con il meno noto dei programmi di questo articolo: WPS Office. Il nome è l’acronimo di Writer, Presentation, Spreadsheet, ovvero le tre facce della nostra suite per ufficio.
Questo programma ha una versione gratuita che permette di usare tutte le funzioni di base e ha un’interfaccia tradizionale.
Non ho apprezzato molto la gestione di alcune funzioni, come gli stili di paragrafo di Writer che secondo me qui sono scomodi. Quindi se sei abituato ad usarli ti conviene scegliere uno degli altri.
Inoltre, a differenza dei precedenti, è solo in inglese.
Però esiste per tutti i sistemi operativi, sia computer che tablet.
Come scegliere la tua suite per ufficio?
Questa è la grande domanda. E la risposta non può che essere una: provali.
Guarda prima di tutto quali sono le differenze, i punti di forza o i difetti. Già così potresti escluderne qualcuno. E poi prova quelli che restano. Io ti consiglio di farlo anche se hai già un software di produttività personale. Potresti scoprire che ce n’è uno più adatto a te.
E se conosci altre suite che valga la pena provare, consigliacele nei commenti, potrebbero essere la scelta giusta anche per qualcun altro.