Come fare un preventivo per te e per i tuoi clienti

Saper fare un preventivo corretto, completo e appetibile è fondamentale per chi lavora in proprio.

Fare errori in questa fase può costare molto caro. Potresti perdere un buon cliente. Oppure, aggiudicarti il lavoro, ma poi scoprire che non coprirai i costi. In entrambi i casi una brutta notizia per te.

I preventivi infatti hanno sia una funzione interna che esterna. Da una parte servono per quantificare i costi di un progetto e stabilire di conseguenza il giusto compenso. Dall’altra comunicano al potenziale cliente tutti i dettagli della tua offerta.

Vediamo quindi insieme quali sono i passaggi per fare un preventivo.

La base di tutto: quantificare i costi

Parte tutto da qui. Impara a quantificare bene i costi e la tua attività potrà crescere. Sbaglia questo passaggio e presto ti ritroverai con l’acqua alla gola.

Costi diretti

Quindi, prendi carta e penna o apri Excel (come sei più comodo) e inizia a ripercorrere mentalmente ogni passaggio del lavoro che dovrai svolgere. Annota ogni cosa che ti servirà. Sia risorse materiali (beni, attrezzature, strumenti) che immateriali (licenze, permessi) e anche umane (dipendenti, collaboratori).

Ora che hai l’elenco dei cosa e chi, valuta il “quanto”. Quanti metri di stoffa ti serviranno per confezionare l’abito? Quante ore impiegherà il tuo web designer per creare il sito? Quanto costa la SIAE per un evento del genere?

E ora calcola il costo per ogni voce. È una semplice moltiplicazione del costo unitario x la quantità che hai stabilito nel passaggio precedente. O riporta il costo della risorsa, come nel caso di permessi e licenze.

Sommando tutte queste voci avrai il costo diretto del lavoro.

Costi indiretti e margine

Ora aggiungi i costi indiretti calcolati secondo la modalità più adatta alla tua attività.

Bene. Ora sai quanto ti costerà in totale eseguire il lavoro. Se il tuo ricavo sarà inferiore avrai automaticamente una perdita. E sarebbe meglio di no.

Ma andare in pari non è sufficiente. Devi anche guadagnare qualcosa, sia per far crescere la tua attività che per affrontare le tue spese personali.

Quindi quanto devi aggiungere? Questo dipende dalle tue esigenze. Solo tu sai quanto ti serve per vivere. Una volta compreso anche questo aspetto, puoi aggiungere il tuo “margine” al preventivo.

E ricorda una cosa molto importante: le imposte. Sul tuo guadagno (differenza tra ricavi e costi) dovrai infatti pagare le tasse. Inserisci anche queste nel preventivo. Altrimenti il margine finirà per essere insufficiente.

Se sei un libero professionista puoi seguire un’altra strada. I tuoi guadagni dipendono sostanzialmente dal tuo lavoro. Quindi puoi stabilire una tariffa oraria che copra i costi indiretti della tua attività e comprenda anche il margine e le imposte. E così avrai la tua tariffa minima.

Costo totale

Ce l’hai fatta. Ora sai quanto costerà eseguire un lavoro e quanto chiedere al tuo cliente per avere un profitto adeguato.

I rischi in questa fase sono due:

1) sottostimare i costi, fare un preventivo molto conveniente per il cliente e andare in perdita

2) sovrastimare i costi, fare un preventivo esagerato e perdere il cliente

Quindi prenditi il tempo necessario. Le prime volte probabilmente ce ne vorrà molto. Ma con l’esperienza diventerai più veloce.

Esempio di preventivo

Facciamo una simulazione. Per semplificare userò numeri interi, senza preoccuparmi troppo dell’accuratezza.

Voglio organizzare un corso di formazione in presenza (ah, bei ricordi).

Sarà aperto al massimo a 50 persone, ma prevedo di attivarlo con un minimo di 40 partecipanti.

1) Dura 40 ore, divise in 8 giornate da 5 ore.

2) Inoltre mi servono 10 ore per preparare il programma del corso, il materiale, la promozione, eccetera.

Per coprire i costi aziendali e le mie spese so che il mio costo orario deve essere di 30 euro (ho già fatto tutte le valutazione dei miei costi fissi e variabili, di quello che mi serve per vivere eccetera).

3) Per una delle giornata di formazione inviterò un esperto per una lezione speciale. Mi ha fatto un preventivo a corpo (ovvero per l’intero servizio) di 200 Euro.

4) Per gestire le iscrizioni e le comunicazioni ai partecipanti, verificare i pagamenti, sollecitare i morosi chiederò aiuto a un assistente. Penso basteranno 20 ore e mi costerà 15 euro all’ora.

5) Affitterò un’aula completamente attrezzata, in modo da non dovermi preoccupare della strumentazione.

6) A metà giornata prevedo di offrire un coffee break perché voglio che i miei partecipanti siano attivi fino alla fine e siano contenti del mio corso. E perché so che queste pause possono generare spunti interessanti.

7) Voglio anche fare un piccolo omaggio, che può rivelarsi utile durante il corso: un blocco per appunti e una penna con il mio logo. Ne ho fatti stampare 150 perché tanto so che mi serviranno anche in futuro e così ho risparmiato qualcosa sul prezzo unitario. In tutto ho speso 375 euro, quindi 2,5 euro l’uno.

8) Promuoverò il corso con sponsorizzazioni ad hoc sui social network e stabilisco un budget di 200 euro.

Facciamo i conti

Ora mettiamo tutto in una tabella

Ecco qui il nostro costo totale.

Se sei in regime forfettario ovviamente non devi aggiungere l’IVA. Ma in quel caso ricordati di inserire i costi iva compresa, dato che non puoi scaricarla.

All’inizio ho detto che aprirò il corso a 50 persone al massimo, ma lo organizzerò anche se dovessero essere in 40. Quindi, per trovare il prezzo giusto, devo dividere il costo totale per 40

5.746,50/40= Euro 144,1125

Dato che prevedo un grosso interesse da parte di privati, che non hanno la Partita IVA, fornirò un prezzo iva inclusa, perché è quello che interessa la maggior parte dei miei potenziali discenti.

Chiaramente non posso uscire con un prezzo di 144,1125. Oltre a non essere possibile pagare 0,25 centesimi, sarebbe anche un po’ ridicolo da scrivere.

Voglio una cifra tonda, quindi facciamo 150,00 Euro.

Volendo potrei anche alzare di più il prezzo, se sapessi che sarebbe comunque appetibile. L’importante è che non sia inferiore.

Ecco qui. Ora sono pronta per scrivere il mio programma, preparare il modulo d’iscrizione e promuovere il mio corso.

Fare un preventivo per un cliente

Quello che abbiamo visto fino ad ora è il preventivo interno, che serve a te per capire a quale prezzo offrire i tuoi servizi/beni. Molto spesso però ti capiterà di inviare un preventivo a un potenziale cliente. In questo caso, la prima parte del lavoro è la stessa. Poi dovrai creare un documento che presenti al meglio la tua offerta.

Certo, potresti semplicemente inviare una mail con scritto “il costo per il lavoro è X”. Ma se vuoi avere davvero una possibilità, soprattutto con un nuovo contatto, è meglio puntare su qualcosa di più professionale. Darai prova del tuo valore e di aver dedicato del tempo al tuo potenziale cliente. Già così aguadagnerai dei punti.

Ogni preventivo che si rispetti deve contenere una serie di dati e informazioni.

1) Data di spedizione e numero del preventivo

Questi elementi permettono sia a te che al cliente di comunicare più velocemente. Vi basterà dire “in relazione al preventivo numero 45 del 12 giugno 2021…” e saprete subito entrambi di cose state parlando.

2) I tuoi dati e quelli del cliente

Come su tutti i documenti che invii, anche sul preventivo devono comparire i tuoi dati. E visto che ogni preventivo è personalizzato, anche quelli del potenziale cliente a cui è dedicato.

3) L’oggetto del preventivo

In una riga sintetizza l’oggetto dell’offerta. Qualcosa tipo “Preventivo per corso di formazione social marketing”, “Preventivo per la fornitura e l’installazione di 100 scrivanie” e così via.

4) Le voci di costo che lo compongono

Non serve inserire tutte le voci che hai usato prima per calcolare il costo. Puoi raggrupparle per tipologia. In alcuni casi puoi anche dare un unico costo totale. Tuttavia tieni presente che se il tuo potenziale cliente dovesse dirti “è troppo caro” avergli inviato un dettaglio potrebbe essere un vantaggio. Potresti dirgli quali voci si possono togliere (e di conseguenza quali attività non realizzare) senza inficiare il senso generale del lavoro. Oppure potrebbe essere lui stesso a dirti su quali aree intervenire con una rimodulazione.

Includi qui anche il costo totale.

E se hai deciso di concedere uno sconto mettilo bene in evidenza, applicandolo sul totale.

Se il preventivo è destinato a privati o partite iva forfettarie, puoi indicare solo i costi comprensivi di iva. Se invece è destinato a una società, indica i costi iva esclusa e aggiungi quello iva incluso solo sul totale (scrivili entrambi).

5) Cosa è compreso

Dettaglia molto bene cosa è compreso nel prezzo. Fai un elenco usando un linguaggio semplice e chiaro. Se il tipo di lavoro che fai prevede revisioni, modifiche e cose del genere, specifica quante sono comprese nel costo totale e, al limite, indica un supplemento per ogni successiva richiesta.

È un punto essenziale per non trovarti a dover rifare il lavoro 20 volte solo perché il cliente si sveglia una mattina con un’idea diversa. O almeno, se dovrai farlo sarai adeguatamente ricompensato.

6) Cosa non è compreso

Altrettanto importante è specificare cosa non è compreso nel prezzo. In modo da evitare ogni possibile fraintendimento. L’ultima voce di questo elenco dovrebbe essere “Tutto quanto non espressamente indicato alla voce cosa è compreso”

Se qualcosa può essere aggiunto a fronte di un supplemento, indicalo qui.

7) Tempistiche

Inserisci le tempistiche di lavoro o i tempi di consegna stimati.

Se il potenziale cliente ti ha dato una scadenza precisa e tu non sei in grado di rispettarla, proponigli un’alternativa e spiegagli perché non è possibile terminare prima.

Se per portare a termine un progetto è previsto che il cliente ti faccia avere delle informazioni, specifica che la tempistica indicata potrà essere rispettata a patto che lui consegni il materiale entro i tempi previsti, altrimenti non garantisci la consegna entro il termine.

8) Modalità e tempi di pagamento

È bene mettere subito le cose in chiaro: tu ti impegni a realizzare un lavoro/fornire dei beni, ma il tuo potenziale cliente deve impegnarsi a pagarti secondo delle scadenze ben precise.

9) Scadenza dell’offerta

Inserisci sempre la dicitura “offerta valida fino al…”. Può sembrare scortese, ma tu devi organizzare il tuo lavoro. E magari hai a tua volta delle scadenze con dei fornitori e non puoi garantire che il prezzo di alcune merci resti lo stesso in eterno.

Stabilisci un termine congruo. Non troppo ravvicinato, per non far sentire troppo sotto pressione il tuo potenziale cliente (questo potrebbe indisporlo), ma non dargli neanche troppo tempo. Non deve pensare di poter prendere in mano il tuo preventivo solo quando non avrà niente di meglio da fare.

Esempio di preventivo per un potenziale cliente

Riprendiamo l’esempio precedente e trasformiamolo in un preventivo da inviare a un cliente.

La società Croccantini Buoni Buoni mi ha chiesto il preventivo per un corso di formazione per 60 dipendenti. Il corso deve essere full time e vogliono che mi occupi io anche della location.

Rispetto al primo caso, questa volta non ho bisogno di un assistente per le iscrizioni né della promozione e non farò omaggi, ma le altre voci sono ancora valide, con alcuni ritocchi.

I conti quindi ora sono

E questo è il preventivo che invierò al potenziale cliente

Come vedi, rispetto ai miei calcoli iniziali ho unito le voci della formazione in una sola. Non serve che il cliente abbia un simile dettaglio. A lui importa sapere quanto costa il corso.

Insieme al preventivo invierò il programma del corso suddiviso nelle varie giornate.

Se andrà tutto bene, il cliente mi invierà il preventivo firmato per accettazione. A quel punto concorderemo sulle date della formazione e su ogni altro dettaglio.

Modello di preventivo

Il preventivo, come ogni altro documento, dovrebbe rispecchiare la tua identità. Quindi crea un modello personalizzato che ti renda immediatamente riconoscibile.

Per avere una base di partenza, ti lascio il modello che ho usato in questo articolo.

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