Creare una lista di cose da fare, o to do list se preferisci gli anglicismi, è molto utile per organizzare il tuo tempo e non dimenticare nulla.
Se, come me, sei sempre preso da mille cose, sia nel lavoro che nella vita privata, fare una lista (o più di una) può essere il modo migliore di affrontare le tue giornate.
I vantaggi sono molti.
Prima di tutto ti costringe a fermarti e prenderti un momento per riflettere su quello che stai facendo e quello che devi fare. Così vedrai tutto più chiaramente.
Secondo ti permette di mettere ordine nel caos. Vedere scritto qualcosa nero su bianco ti rende più consapevole di quello che devi fare e anche di ragionare sulle priorità, sulle risorse di cui hai bisogno e sui passi necessari a raggiungere un obiettivo.
Terzo, si prova una certa soddisfazione a cancellare un compito terminato.
Indice dei contenuti
Come creare una lista di cose da fare
Per prima cosa procurati qualcosa per scrivere. Puoi usare qualsiasi cosa. Carta e penna, il computer, un tablet, il tuo smartphone. Potresti anche scrivere sul palmo della tua mano. Anche se non è una scelta molto efficiente.
Ora inizia a fare la lista delle cose da fare seguendo questi principi:
- separa la vita privata da quella lavorativa – sono due mondi paralleli e devono avere due liste distinte
- sii specifico – evita espressioni come “progetto gatto nel sacco”, questa al massimo può essere una categoria, il macro-contenitore di una serie di azioni, e dettaglia i passi che ti porteranno al compimento del progetto
- inserisci una scadenza per tutte le attività che ne hanno una
- assegna una priorità ai vari compiti
- aggiungi i dettagli che ti possono essere utili
- tieni sempre la lista aggiornata – quando completi un compito cancellalo quando ne spunta fuori un altro aggiungilo
Quando avrai finito ti serviranno un paio di secondi per riprenderti dallo shock. Vedere la quantità di cose che hai da fare può farti sentire sopraffatto. In realtà è il primo passo per riuscire a portare a termine tutti i tuoi impegni. Quindi fai un profondo respiro e rimettiti al lavoro.
Programmare il tuo tempo
Come ultimo passo inserisci le attività della tua to do list in agenda. Riserva ad ognuna il giusto tempo e lasciane un po’ per gestire le piccole questioni quotidiane o richieste semplici dell’ultimo minuto.
Molto probabilmente non riuscirai a inserire subito tutto in calendario, ma sono abbastanza certa che non ce ne sia bisogno. Non tutte le attività che hai segnato devono necessariamente essere completate nei prossimi giorni.
Per esperienza, ti consiglio anche di programmare al massimo una o due settimane alla volta. Io per esempio non riesco mai ad andare oltre la settimana perché nel mio lavoro c’è sempre qualcuno che mi fa richieste dell’ultimo minuto dicendo che sono “urgenti”.
Infine, sii flessibile. Avere una lista sempre aggiornata e una pianificazione impeccabile non ti mette al riparo dagli imprevisti. E devi essere pronto ad affrontarli e adeguare la tua agenda. Ma fallo solo quando non c’è davvero altra possibilità.
Come ti ho detto poco fa a me arrivano spesso richieste improvvise, con colleghi che entrano in ufficio dicendo “Susy, mi serve…”. E sembra sempre che sia una questione di vita o di morte. Così ho imparato a chiedere “Per quando ti serve?”. E nella maggior parte dei casi non è così urgente come sembrava. Facendo così e adottando la programmazione settimanale nella maggior parte dei casi non devo cambiare i miei piani. Aggiungo la richiesta alla mia lista delle cose da fare e finirà in agenda in seguito.
App per la tua to do list
Anche se puoi scrivere la tua lista di cose da fare ovunque, anche sullo specchio del bagno, secondo me il metodo più efficiente è usare un’app.
Puoi avere tutto sotto controllo in ogni momento, aggiungere, togliere, riposizionare le voci senza pasticciare e non rischi di perderla, come capita spesso quando si usano foglietti volanti.
Dopo averne provate alcune per trovare quella adatta a me e altre per scrivere questo articolo ho ristretto i miei consigli a 3. Sono meno dei programmi che inserisco di solito in questo tipo di articolo, ma non avevo motivi validi per consigliartene di più.
Credo che tra questi troverai anche quella adatta a te.
Tasks di Google
Partiamo da quello che uso al momento. Tasks, letteralmente “compiti”, è l’app di Google per le liste. A Mountain View non hanno molta fantasia per i nomi, ma le loro app fanno sempre il lavoro per cui sono progettate. E sono semplici da usare, pulite e perfettamente integrate tra loro.
Tasks non fa eccezione. Senza troppi fronzoli (anzi, direi senza alcun fronzolo), assolve al suo scopo: permette di creare diverse liste in cui inserire attività e sottoattività, di inserire allegati che possono essere utile o scadenze. E ovviamente una volta inserita una data, l’attività comparirà automaticamente anche in Caldendar (tra i calendari predefiniti di ogni account ce n’è uno che si chiama appunto Tasks).
Come tutti gli strumenti Google, è multi piattaforma e multi device. Quindi puoi creare la tua lista di cose da fare da pc (Windows, Mac o Linux), smartphone o tablet, sia Android che iOS. Per questi ultimi due esistono delle vere e proprie app che si possono scaricare indipendentemente dal resto. Da computer invece si può raggiungere Tasks dalle altre app, come Gmail, Calendar, Documenti, Drive e via dicendo. Se provi ad aprirne una, vedrai una barra verticale a destra che ti permette di aprire altre app, tra cui appunto Tasks.
Per qualche strano motivo, non si può aprire direttamente Tasks dal browser, come si fa per gli altri strumenti Google. Però puoi ovviare con delle app presenti sul Chrome Web Store. Io per esempio ho scaricato TasksBoard che mi permette di usare Tasks da desktop come un programma a sé.
Any.do
Anche Any.do è un programma multi piattaforma e multi device, quindi puoi usarlo su tutti i tuoi dispositivi, inclusi i dispositivi Huawei. Ma non ha una versione desktop, quindi sul pc devi aprirlo direttamente dal sito.
Permette di creare diverse liste e per ognuna di loro si possono inserire diverse attività e sottoattività. Tuttavia, note, allegati e promemoria possono essere impostati solo per le attività. Il secondo livello è più simile a una check list.
L’app è gratuita e ha una versione a pagamento che aggiunge le notifiche tramite WhatsApp e un planner giornaliero. Se però non ti interessano queste cose, l’account free va benissimo.
Inoltre, tramite Zapier, un tool di automatation, è anche possibile sincronizzare la tua to do list con altre app, come Gmail, Calendar, Ever Note e molte molte atre.
Tieni però presente che l’account gratuito di Zapier permette di sincronizzare al massimo 100 elementi al mese.
Todoist
Todoist è una delle app per creare liste di cose da fare più conosciute. Come le altre di questa lista, è disponibile per tutte le piattaforme e i dispositivi. Ma come Any.do su computer può essere usata solo dal sito.
Inoltre, con la versione gratuita puoi gestire al massimo 5 progetti (per i quali sono previste attività e sottoattività) e visualizzare solo le attività dell’ultima settimana nel registro. In base a come ti piace organizzare le cose potrebbe essere un problema o meno.
Nonostante questo limite, l’app ha due interessanti funzioni:
priorità – ovvero puoi assegnare alle attività vari livelli di priorità e avere anche questa informazione a portata di mano
etichette – sono come dei tag da assegnare alle attività e alle sottoattività. Il bello è che puoi assegnare un’etichetta ad attività di diversi progetti e poi, selezionando il tag nella sezione etichette le hai tutte insieme in una schermata.
Anche Todoist si integra con altre app. In alcuni casi la connessione è diretta, come nel caso di Calendar o Teams, in altri si passa da Zapier.
Quindi, come scegliere l’app adatta a te?
Trovare l’app giusta e il metodo migliore per te richiede tempo e tentativi. All’inizio probabilmente non riuscirai a organizzare alla perfezione la tua lista di cose da fare e la tua agenda. Anche per me è ancora un work in progress. Ho iniziato da poco a usare Tasks e il 2022 sarà il primo anno in cui proverò a usare l’agenda digitale invece che cartacea. Un cambiamento epocale.
L’importante è non arrendersi al primo intoppo. Correggi il tiro ogni volta che serve e vedrai che troverai la tua strada. E se hai dei dubbi fai domande nei commenti. Io o qualcun altro che usa programmi per liste di cose da fare da tempo proveremo ad aiutarti.