La fatturazione dei professionisti: i software gratuiti (o quasi)

Se sei un libero professionista che gestisce pochi documenti al mese, puoi creare le tue fatture con i fogli di calcolo. E magari impostare altri file per registrare entrate, uscite, eccetera.

Oppure, puoi utilizzare un software per la fatturazione dei professionisti. Ne esistono diversi, più o meno complicati e più o meno completi. Ma soprattutto, in rete ne esistono di gratuiti o molto economici (meno di 100 euro all’anno).

Sono programmi essenziali che hanno il pregio di semplificarti la vita. Grazie alla creazione di anagrafiche clienti o di elenchi di prodotti/servizi puoi rendere automatiche alcune operazioni. Oltre a eliminare il rischio di commettere certi errori.

Molti di loro permettono anche di esportare i documenti in formato xml, quello richiesto per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione e, con un supplemento, gestiscono anche il resto di questo iter particolare.

A meno che tu sia in regime forfettario, l’adozione di un programma di fatturazione ormai non è più opzionale. E anche in quel caso, potresti voler prendere confidenza con un software gestionale in previsione di un ampliamento del tuo lavoro o semplicemente perché è comodo.

Ho provato diversi programmi per la fatturazione gratuiti o molto economici. Alcuni sono specifici per i liberi professionisti, altri sono adatti anche a piccole imprese. Tutti hanno in comune la semplicità. Non bisogna essere esperti di contabilità per usarli e non sono validi a fini fiscali, quindi non c’è il rischio di fare errori gravi.

Programmi per la fatturazione dei professionisti per Mac e Windows

Questi sono programmi multipiattaforma. Sono compatibili con Windows XP, Vista, 8 e 10. Per i sistemi Mac invece, alcuni richiedono almeno la versione 10.8, altri la 10.6.

Reveni

È un gestionale in cloud pensato prevalentemente per liberi professionisti, lavoratori autonomi e per chi effettua delle prestazioni occasionali. Infatti oltre alle fatture si possono creare anche le ricevute. E registrare le fatture di acquisto (importando anche gli xml delle fatture elettroniche).

Compilando le varie anagrafiche, quelle di clienti, fornitori e prodotti/servizi, poi diventa facilissimo creare le fatture. In ogni campo è possibile richiamare le voci giuste e il gioco è fatto.

La creazione di fatture/ricevute genera anche le scadenze, così puoi tenere facilmente sotto controllo chi ti ha pagato e quando… o chi devi richiamare.

Il software non permette di inviare e archiviare le fatture elettroniche, ma si possono esportare le fatture in xml e provvedere poi al loro invio al SdI con altri sistemi (come la PEC).

Una particolarità di questo programma è la registrazione delle ore di lavoro e la possibilità di attribuirle su un cliente. Un ottimo strumento se fatturi a ore. Infatti quando dovrai fatturare potrai importare direttamente questi dati.

E non escludo che in futuri si aggiungeranno altre funzionalità. Io lo uso da un paio d’anni e so che è in continuo sviluppo.

Sirio

Un programma in cloud che quindi non deve essere installato, può essere usato da qualsiasi dispositivo e gratuito.

Permette di registrare tutti i documenti e le informazioni sia relativamente ai clienti che ai fornitori e di emettere fatture cartacee ed elettroniche.

Gli strumenti di analisi sono uno dei punti forte del programma, grazie anche alla possibilità di suddividere le fatture per centri di costo (passive) o negozi (attive). Una funzione facilmente adattabile a qualsiasi esigenza dato che è completamente personalizzabile.

Mi piace l’idea di mettere il programma a disposizione degli utenti gratuitamente e raccogliere pareri, consigli e richieste da chi lo usa quotidianamente. In questo modo gli sviluppi futuri terranno conto di cosa effettivamente serve alle persone. Un ottimo motivo per contribuire al progetto.

WindDOC

WindDOC è un software gestionale online (non deve essere scaricato) ottimizzato per tutti i regimi fiscali e tutte le tipologie di attività. Scegliendo infatti tra forfettario, minimi e ordinario e indicando il tipo di attività (impresa, libero professionista con eventuale cassa, artista, agente,…) il programma inserirà automaticamente l’IVA, le ritenute, le rivalse giusti per te.

Non mi è capitato spesso di incontrare programmi pensati per gestire anche l’ENASARCO degli agenti di commercio e l’ENPALS degli artisti. Questo lo rende adatto ad alcune categorie generalmente ignorate (che possono usare comunque altri programmi, facendosi i calcoli a mano).

Inoltre è possibile registrare le fatture di acquisto e controllare i pagamenti da fare e ricevere in uno scadenziario che ricorda molto il calendario di Google. E infatti funziona anche come un normale calendario. Poi, come la maggior parte dei programmi presenti in questo articolo, registrando i pagamenti si genera la prima nota.

WindDOC ha una versione gratuita con cui gestire fino a 24 documenti all’anno, ma non la fatturazione elettronica. Può quindi essere usato da libero professionisti in regime forfettario o dei minimi che emettono poche fatture.

Tutti gli altri devono puntare alla versione a pagamento. La più economica costa 120 Euro + IVA all’anno e oltre non avere limite al numero di documenti integra anche la fatturazione elettronica. Il pacchetto comprende l’invio e la ricezione tramite PEC o codice destinatario e la conservazione automatica tramite l’Agenzia delle Entrate.

InvoiceX

Programma semplice e intuitivo per la creazione delle fatture e delle proforma per qualsiasi regime fiscale.

La versione gratuita permette di emettere fatture, fatture elettroniche, ddt, preventivi e registrare fatture di vendita nel limite di 100 documenti all’anno (sommando tutte le tipologie di documento). Puoi esportare le fatture in formato XML, quello delle fatture elettroniche. Ma non puoi inviarle direttamente dal programma.

Se vuoi di più ti serve una delle versioni a pagamento.

La più economica (69 euro + IVA all’anno) non è particolarmente utile. Praticamente non hai più il limite dei 100 documenti, ma per il resto funziona come quella gratuita.

Se hai deciso di acquistare una licenza, meglio valutare il profilo Professional Plus (99 euro + IVA all’anno) che permette l’integrazione del programma con servizi di firma, invio e conservazione delle fatture elettroniche (da acquistare a parte).

È possibile usarlo in rete e fare un back-up dei dati su dropbox.

Software per la fatturazione per Windows

Questi programmi sono disponibili esclusivamente per Windows. Se utilizzi i sistemi operativi Apple puoi provare con emulatori e simili. Non ti assicuro però la funzionalità di tutti i programmi.

Winfatt

Un programma per l’emissione di fatture di vendita e la registrazione di fatture di acquisto (anche elettroniche). Grazie agli archivi e allo scadenziario puoi avere sempre sott’occhio la tua situazione, estrapolare varie statistiche e compilare la prima nota.

Inoltre è facile impostare la rivalsa INPS e le aliquote IVA e gestisce automaticamente la ritenuta d’acconto e il calcolo dei corrispettivi.

Non esiste più una versione gratuita, ma la licenza costa solamente 98 euro + IVA all’anno. Considerando che comprende l’invio, la ricezione e la conservazione fino a 1.000 fatture elettroniche all’anno, sono soldi ben spesi.

Un’ultima nota sulla loro assistenza. Ho usato questo programma per un paio d’anni nella società per cui lavoro (siamo poi passati ad un altro programma solo perché così avremmo avuto l’assistenza del nostro commercialista) e ho fatto ricorso diverse volte al forum di supporto. Hanno risposto molto velocemente ad ogni domanda, risolvendo prontamente ogni dubbio. Un servizio ineccepibile.

SDiPEC

Questo è un software gestionale gratuito che non prevede alcuna restrizione né versioni a pagamento.

È realizzato da una piccola software house italiana decisa a non pagare ulteriori servizi per la gestione della fatturazione elettronica. Hanno quindi ideato un programma per loro stessi che ora condividono con tutti

Il programma è molto essenziale. Assomiglia a un client di posta che integra un gestionale per la creazione, l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche.

Si compone essenzialmente di due parti: una è quella di emissione della fattura, con tutti i campi richiesti dalla nuova normativa. L’altra è un programma di posta elettronica che invia i dati al SdI tramite PEC e riceve le fatture allo stesso modo. Le voci delle sottocartelle riprendono gli stati delle fatture elettroniche: “da inviare”, “inviate”, “errori”, “mancato recapito”, “accettate” (queste suddivise a loro volta in “da incassare” e “incassate); “ricevute” (divise in “da pagare” e “pagate”).

Un’idea semplice e pratica per abbattere i costi di gestione di qualsiasi attività.

Questa lista non è esaustiva. Sono quelli che ho avuto modo di provare negli ultimi mesi. Tu ne conosci altri che vorresti consigliare? Fammelo sapere. Aggiornerò la lista con i tuoi suggerimenti.