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Fattura proforma: chi, cosa, come, quando e perché

Fattura proforma: chi, cosa, come, quando e perché

Cosa è la fattura proforma

La fattura proforma è un documento che puoi emettere per richiedere il pagamento di un servizio effettuato. Non ha valore fiscale, quindi non è un’alternativa alla fattura, che dovrà essere emessa secondo le solite regole. È semplicemente un promemoria che puoi inviare al cliente prima della fattura vera e propria.

Nella mia esperienza ho notato che viene comunemente usata da avvocati e commercialisti, mentre è spesso snobbata da altre tipologie di professionisti, come gli psicologi, i mediatori e molti consulenti. Eppure la sua utilità e i vantaggi che offre sono indubbi.

Chi può emettere la notula proforma e quando

I titolari di Partita Iva che eseguono prestazioni di servizi possono ricorrere alla fattura proforma. Questi professionisti infatti non sono tenuti a emettere fattura quando effettuano la prestazione. Per loro l’obbligo scatta solo al momento del pagamento. Ecco quindi che questo diventa uno strumento pratico per riassumere al cliente i termini di pagamento.

Io uso una sorta di proforma anche nella mia attività di copywriting (non è fattura proforma, dato che poi emetto una ricevuta e non una fattura) e la invio ai miei clienti al termine del lavoro. Oltre che a ricordare loro che devono pagarmi, serve anche a chiarire l’importo che devono a me e la ritenuta d’acconto che devono versare. Non tutti conoscono le regole della cessione del diritto d’autore e con la proforma sono certa che non commettano errori.

Diversamente, chi svolge attività che prevedono l’emissione della fattura al momento dell’esecuzione del lavoro, come nel caso della vendita di beni, non può ricorrere alla fattura proforma.

Perché usare la fattura proforma

I vantaggi sono diversi sia per chi emette che per chi riceve la proforma.

Prima di tutto, permette al cliente di verificare che tutti i dati siano corretti e che l’importo corrisponda. Inoltre, gli sarà chiaro l’importo lordo, il netto da pagare ed eventuali versamenti da fare allo Stato (ad esempio la ritenuta d’acconto).

Per il professionista invece, è un buon modo per richiedere il pagamento, dando al cliente tutte le informazioni. E se dovessero esserci errori potrà correggerli facilmente. Con la fattura invece dovrebbe emettere una nota di credito a storno e una nuova fattura.

Inoltre, visto che questo documento non ha valore fiscale, semplifica la gestione dell’IVA e delle altre imposte. Quest’ultimo aspetto assume particolare rilevanza quando un lavoro viene eseguito all’interno di un periodo d’imposta e pagato in un altro.

Prendiamo ad esempio una prestazione svolta a fine dicembre 2021. Molto probabilmente il cliente pagherà a gennaio 2022. Quindi, se il professionista emette la fattura appena finito il lavoro si ritroverà una fattura emessa nel 2021, ma riceverà il pagamento nel 2022. Questa situazione può generare confusione ed errori. Secondo il principio di cassa infatti, costituiscono la base imponibile solo gli importi incassati nell’anno. Quindi la fattura di dicembre andrà inserita nella dichiarazione dei redditi del 2022. Tuttavia, essendo stata emessa nel 2021 potrebbe finire per sbaglio nella dichiarazione del 2021, facendo pagare al professionista più del dovuto.

La fattura proforma azzera questo rischio. E rende la vita dei commercialisti un po’ più semplice.

Come si compila la proforma

Non esistono regole precise per la compilazione della proforma, dato che non fa parte dei documenti contabili obbligatori (un po’ come gli ordini). Tuttavia è pratica comune utilizzare un modello simile a quello della fattura, inserendo anche le stesse informazioni.

La differenza tra le due tipologie di documento deve però essere chiara. Per questo le proforma:

  • hanno una numerazione separata (ad esempio uso la dicitura N/pro)
  • devono riportare chiaramente la dicitura “Proforma”
  • devono riportare la dicitura:”Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR 633/72 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (art. 6 comma 3, DPR 633/72)”

Inoltre, se il professionista è in regime forfettario è bene inserire le tipiche diciture di questo regime.

Infine, anche se le attività sono esenti IVA e di importo superiore a 77,72 Euro non deve essere applicata la marca da bollo. Quella andrà poi sulla fattura.

Se vuoi puoi scaricare il mio modello di fattura proforma.

E tu già usi la fattura proforma? O il mio articolo ti ha convinto a iniziare ad usarla? Fammelo sapere nei commenti.

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