L’avrai già sentito dire in giro: dal 1 gennaio 2019 è scattato l’obbligo della fattura elettronica tra privati.
Prima di quella data la fatturazione elettronica riguardava solo chi lavorava con la Pubblica Amministrazione, ma da quel fatidico giorno è stata estesa a tutti.
Ci sono però delle eccezioni.
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Chi non deve emettere la fattura elettronica?
Dal 2022 l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso anche al regime forfettario.
Ma c’è ancora una fetta di queste Partite IVA che saranno esentati: sono coloro che nel 2021 hanno fatturato meno di 25.000 Euro.
In ogni caso anche a queste Partite IVA capiterà di ricevere delle fatture elettroniche. I fornitori infatti dovranno emetterle indipendentemente dalla “situazione” del loro cliente. Anche qui, non c’è obbligo di attivare la ricezione. Diciamo che da questo punto di vista sono equiparati a un privato cittadino.
Tuttavia, anche se rientri in questa categoria non è detto che tu non possa decidere volontariamente di ricorrere alla fatturazione elettronica. “Non deve” infatti significa che non c’è obbligo, ma non c’è neanche divieto.
Quindi, se vuoi saperne di più prima di decidere se ricorrere alla fattura elettronica o meno, continua a leggere.
Chi non può emettere la fattura elettronica?
Come ci sono soggetti obbligati ad utilizzare la fatturazione elettronica e soggetti che possono evitarla, ce ne sono altri a cui è espressamente proibita.
Sono tutti quei professionisti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria. Sto parlando quindi di medici, psicoterapeuti, fisioterapisti e via dicendo.
Questi soggetti non possono mai usare la fatturazione elettronica per le fatture fatte direttamente ai loro pazienti (o ai loro genitori o tutori legali). Insomma, in tutti i casi in cui il destinatario del documento è una persona fisica.
Questa accortezza è necessaria per la tutela della privacy di una delle categorie di dati più sensibili che ci sia. Infatti, il diretto interessato delle informazioni può acconsentire o meno all’invio al Sistema Tessera Sanitaria, ma se ci fosse l’obbligo di fatturazione elettronica per i professionisti sanitari quei dati verrebbero trasmessi anche senza il suo consenso.
Per questo stesso motivo, il divieto di fatturazione elettronica riguarda solamente le fatture di prestazioni sanitarie emesse nei confronti di persone fisiche. Se il medico effettua altri servizi (ad esempio come formatore) o se le prestazioni vengono fatturate a una società vige la regola generale: obbligo di fatturazione elettronica a meno che non sia in regime forfettario.
È invece obbligatorio ricevere le fatture elettroniche (tranne per chi aderisce a uno dei regimi di vantaggio).
5 domande sulla fattura elettronica
Cos’è?
La fattura elettronica è un file in formato XML (extendible markup language), che ne garantisce l’integrità e la rende non modificabile da chi la riceve.
La sua trasmissione passa dal Sistema di Interscambio che effettua dei controlli formali prima di consegnarla al destinatario.
Infine, anche la conservazione è telematica.
Se vuoi approfondire l’argomento e scoprire le principali differenze tra la fattura elettronica e quella normale, leggi il mio articolo La fattura elettronica: come i liberi professionisti possono fatturare alla PA.
Come si emette?
Prima di emettere una fattura elettronica devi avere a disposizione un dato aggiuntivo rispetto a quelli che ti servono attualmente. Oltre a ragione sociale, indirizzo e partita IVA/codice fiscale ti serve l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del tuo cliente o il codice di accreditamento (per chi ce l’ha). Tra poco vedremo a cosa servirà.
Ora sei pronto a creare la tua fattura.
Per aiutare le aziende e i liberi professionisti a contenere i costi, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione alcuni strumenti gratuiti per l’emissione della fattura elettronica:
- una procedura web
- un’app utilizzabile da dispositivi mobile
- un software da installare su PC
Inoltre, molti software gestionali permettono già ora di esportare le fatture create in formato XML. Ed è facile supporre che nei prossimi mesi tutti questi programmi implementeranno questa funzione.
Cosa scegliere? Il mio consiglio come sempre è di provare i vari sistemi per capire quale è più comodo per te. Io non ho ancora avuto modo di testare gli strumenti dell’Agenzia delle Entrate, quindi non so quanto siano semplici e affidabili, ma essendo gratuiti è il caso di dar loro una possibilità.
In ogni caso, troverai dei campi da compilare, alcuni obbligatori altri no. Un po’ come nei classici sistemi gestionali.
E il bollo?
L’obbligo di applicazione della marca da bollo rimane e i parametri sono gli stessi di prima: se la fattura comprende operazioni fuori campo IVA, esenti o escluse dall’IVA (tra cui tutte quelle effettuata da chi è in regime forfettario) e supera i 77,47 Euro bisogna applicare una marca di bollo di 2 Euro.
Cambia però il metodo di applicazione. Il bollo diventa elettronico e va inserito in fase di creazione della fattura.
Come si trasmette?
Bene, hai creato la tua fattura, ma ora devi inviarla. È un passo fondamentale per essere pagati.
Come visto prima, non puoi mandarla direttamente al tuo cliente, come fai attualmente. Devi passare dal Sistema di Intescambio (SdI).
L’invio può essere fatto in diversi modi:
- pec
- procedura web e app dell’Agenzia delle Entrate
- sistema di cooperazione applicativa web service
- protocollo FTP
Per usare gli ultimi due sistemi devi prima accreditarti al SdI e attivare il tuo codice numerico (7 cifre).
Alcuni software gestionali hanno un modulo di invio delle fatture elettroniche (solitamente da acquistare a parte) e possono dialogare direttamente con il SdI.
Un volta inviata, la fattura viene controllata dal sistema. Se tutto è a posto si procede con la consegna; altrimenti ti viene recapitata una “ricevuta di scarto” con indicata la motivazione. Può capitare ad esempio se hai inserito un numero di Partita IVA incompleto o errato.
Come si riceve?
Una volta superati i controlli, la fattura elettronica deve essere consegnata. Questo passaggio ti riguarda in ogni caso, che tu sia il fornitore o il cliente.
Così come ci sono diversi modi per inviare la fattura, ci sono diversi modi per riceverla:
- pec
- sistema di cooperazione applicativa web service
- protocollo FTP
Gli ultimi due sistemi richiedono l’accreditamento al SdI.
Se tutto va a buon fine, il cliente riceve la sua fattura, via pec se non ha optato per altre soluzioni, altrimenti in base a quanto indicato nell’accreditamento (in veste di fornitore a te questo aspetto non interessa, ti riguarda però in qualità di cliente perché devi scegliere). Al fornitore viene recapitata una “ricevuta di consegna” che attesta che la fattura è arrivata a destinazione.
Se qualcosa è andato storto, ad esempio il cliente ha la casella di posta piena, il SdI avvisa il fornitore e mette a disposizione del cliente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Sta al fornitore comunicare la presenza di questa fattura al cliente attraverso altri canali. In questo caso il fornitore può anche inviarne una copia al cliente informandolo che può scaricare l’originale dal sito dell’Agenzia delle Entrate.
Come ricevere una fattura elettronica se sei in regime forfettario?
I liberi professionisti in regime dei minimi e forfettario possono ricevere fatture elettroniche. Lo stesso vale per le persone fisiche.
Se i primi potrebbero cavarsela con la pec, che devono comunque avere, il dubbio più grande fin dall’approvazione della finanziaria è stato sui secondi. L’Agenzia delle Entrate ha deciso di offrire una soluzione valida per entrambi.
L’invio della fattura elettronica nei confronti di persone fisiche o partite IVA in regime forfettario o dei minimi avviene nello stesso modo delle altre (a parte il fatto che per le persone non si inserirà il numero della partita IVA né l’indirizzo pec).
Poi però il fornitore dovrà comunicare al cliente che c’è una fattura disponibile nell’area riservata del cliente sul sito dell’Agenzia delle Entrate e al contempo inviare tramite altri canali (ad esempio la posta elettronica) una copia della fattura.
In altre parole, viene emessa come una fattura elettronica e poi consegnata come una fattura normale.
Come si conserva?
L’ultimo passaggio dell’iter della fattura elettronica è la conservazione. Anche in questo caso si possono utilizzare gli strumenti messi a disposizione dell’Agenzia delle Entrate o ricorrere a un servizio privato. Solitamente chi propone software per la trasmissione offre anche la conservazione.
La mia esperienza con la fattura elettronica
Lavorando per una società che ha diversi contratti con la Pubblica Amministrazione ho iniziato a fare fatture elettroniche prima della maggior parte degli amministrativi e ormai ne emetto più di un centinaio al mese, quindi credo di aver maturato un po’ di esperienza.
E posso dirti che, per quanto il processo sembri complesso, nella pratica cambia poco per l’emissione.
Se usi un software di fatturazione che ha la possibilità di emettere fatture elettroniche devi semplicemente inserire alcuni dati aggiuntivi. Altrimenti ti troverai davanti un modulo un po’ diverso, ma è solo questione di abitudine.
Per la ricezione bisognerà fare un po’ di attenzione. Devi ricordarti di controllare costantemente la pec, scaricare le fatture che ricevi e rincorrere i clienti che non l’hanno ricevuta.
E tu hai già avuto esperienza di fatturazione elettronica o c’è qualche aspetto che ti preoccupa in particolare?