Un altro metodo per classificare i costi, dopo fissi e variabili, è diretti e indiretti.
Anche questa analisi è molto importante e gioca un ruolo centrale nella definizione dei preventivi. In quel momento infatti sono tutti bravi a inserire i costi diretti (quando ti darò la definizione capirai perché), ma molti cadono su quelli indiretti. Alcuni se li dimenticano proprio.
Poi partono le solite lamentele: “La partita iva è una fregatura, non si guadagna niente. Tutto quello che guadagno se ne va per questo e quello…”
Eh, certo, se quando hai stabilito i tuoi prezzi ti sei dimenticato un pezzo dei costi…
E come sostengo sempre, nessuna attività è troppo piccola per trarre beneficio da questa analisi. E se possibile, la valutazione dei costi diretti è indiretti è ancora più importante di quella costi fissi/variabili per i liberi professionisti e i lavoratori autonomi.
Quindi cominciamo.
Cosa sono i costi diretti
La contabilità per molti è una materia oscura, ma ammettiamolo, alcuni termini sono piuttosto descrittivi. I costi diretti quindi sono quelli imputabili in maniera univoca e certa ad un solo oggetto di costo, che sia un bene o un servizio.
La lista costi diretti include:
- materie prime, semilavorati
- consulenti che interpelli (l’ingegnere che progetta il macchinario che tu produrrai, il tecnico che ti affiancherà nel tuo corso di formazione,…)
- servizi di cui ti avvali per un progetto (il catering per un matrimonio che stai organizzando in quanto wedding planner,…)
- ore lavorative della produzione
- formazione specifica per il personale
- licenze o permessi specifici (per programmi che userai per una produzione, un evento, un progetto, non la licenza di Windows)
- viaggi e trasferte legati a un progetto
- spese pubblicitarie associate a un prodotto/servizio
Cosa sono i costi indiretti
Scommetto che hai già indovinato… i costi indiretti sono quelli che non possono essere associati ad un singolo oggetto di costo.
Sono tutti quei “costi generali” che permettono alla tua società di esistere o al tuo studio di andare avanti, ma che in effetti non producono ricchezza.
Rientrano in questa definizione diversi costi, che possono essere raggruppati in categorie di spesa:
- di produzione (lavoro indiretto, come ad esempio il capo reparto, energia elettrica)
- amministrative (commercialista, studio paghe, spese bancarie, personale amministrativo)
- commerciali (agenti, addetti alle vendite, marketing legato al brand)
- generali (segreteria, ufficio del personale, costi della sicurezza, spese di rappresentanza, oneri finanziari)
La lista dei costi è lunga e include:
- affitti
- la maggior parte delle utenze
- la strumentazione generale (comprese le licenze di Windows)
- il personale amministrativo e in generale il personale d’ufficio
Come imputare i costi indiretti
Anche se i costi indiretti non possono essere associati con precisione a un bene o un servizio, devi trovare un modo per imputarne una parte a ogni bene o servizio che compone la tua attività. E questo è uno dei grandi dilemmi dell’analisi aziendale.
Trovare un metodo preciso, semplice e sempre valido sarebbe un po’ come trovare la risposta alla domanda universale sulla vita, l’universo e tutto quanto (riferimento a Guida galattica per autostoppisti). Solo meno probabile.
Se fai una cosa sola è semplice: tutti i costi diretti fanno parte dei costi di produzione di quel bene. Ad esempio, se fai solo penne a sfera nere il tuo costo è unico. Già se fai penne a sfera nere e rosse devi pensare a come suddividere i costi indiretti. Se oltre alle penne nere e rosse fai anche gli evidenziatori gialli le cose si complicano ancora di più. E via dicendo.
Per farlo ci sono diversi metodi e la scelta dipende dalla caratteristiche del tuo lavoro e dei tuoi costi. E dalle dimensioni della tua attività. Una grande azienda infatti ha le risorse per analizzare ogni singola voce, considerarne ogni aspetto e imputarla in base a un metodo differente. Un professionista o un lavoratore autonomo ha bisogno di semplificare le cose, altrimenti il costo di una simile attività supererebbe i benefici.
Metodo di allocazione dei costi indiretti
Il metodo più diffuso, che secondo me rappresenta il giusto compromesso tra precisione e semplicità per le piccole attività, è il coefficiente di allocazione. Si calcola con una semplicissima operazione matematica:
coefficiente di allocazione = costi indiretti/base di ripartizione
Quindi, inizia calcolando i tuoi costi indiretti. Per aiutarti ti do un paio di consigli.
Per prima cosa, fai una lista dei tuoi costi indiretti. Ora guardala attentamente. Ce n’è qualcuno che potrebbe, almeno in parte, essere imputato direttamente a un oggetto di costo? Pensaci bene e trasforma in costo diretto tutto il possibile.
Ora che ti sono rimasti solo i costi veramente indivisibili, raggruppali per tipologia e sommali. È meglio considerare ogni categoria come un unico costo, che non ogni singola voce. Altrimenti non ne esci più.
Volendo, se la tua attività ha altissimi costi diretti e bassa tecnologia, e quindi i costi indiretti hanno un’incidenza marginale, puoi metterli tutti insieme. È una semplificazione che non influirà più di tanto sulla precisione.
Ora devi scegliere la base di ripartizione. Non posso dirti io cosa usare. Dipende dalle caratteristiche della tua attività. E potresti anche utilizzare diverse basi per differenti categorie di costo. Molte imprese usano le ore di manodopera diretta o le ore macchina, altre il fatturato. Oppure il costo delle materie prime. Sono solo alcuni esempi, ma è probabile che ci siano anche le basi adatte a te. Altrimenti trova le tue.
Facciamo un esercizio
Vediamo l’allocazione dei costi indiretti con un esempio pratico.
Siamo una piccola azienda che realizza penne, matite, pennarelli ed evidenziatori personalizzati. Per semplificare le cose, ipotizziamo di avere un’unica categoria di costi indiretti e scegliamo di usare le ore di manodopera diretta come base di ripartizione.
Partendo dai dati dello scorso anno (e considerando che prevediamo che quest’anno sia più o meno uguale) abbiamo calcolato che i nostri costi indiretti ammontano a 10.000 Euro e le ore di manodopera diretta 4.000.
il coefficiente è 10.000/4.000= 2,5 Euro/h
Per la realizzazione delle penne dei croccantini “Buoni Buoni” ci serviranno 500 ore di manodopera. Quindi, i costi indiretti per questo lavoro saranno: 500*2,50= 1.250 Euro
Sommiamo questa cifra ai costi diretti che avremo calcolato a parte e avremo il costo totale del lavoro.
Costi indiretti come percentuale dei costi diretti
Alcune persone calcolano i costi indiretti come percentuale dei costi diretti, facendo semplicemente costi indiretti/costi diretti x 100. Quando fanno un preventivo calcolano i costi diretti e poi aggiungono quella percentuale per i costi indiretti.
È un metodo molto semplice e veloce, che però è anche impreciso. Meglio impegnarsi un po’ di più e fare un lavoro più accurato.
Adesso però è il tuo momento: hai analizzato i tuoi costi fissi? E quale metodo di imputazione utilizzi?