Fare un consuntivo a fine lavoro

Abbiamo visto l’importanza dei preventivi e come farli. È altrettanto importante però a fine lavoro fare un consuntivo. Quindi, prima di archiviare tutto e passare a qualcosa di nuovo prenditi un po’ di tempo e tira le somme. Sia in senso economico che figurativo.

Cos’è il consuntivo

“Consuntivo” significa “a posteriori” ed è un resoconto effettivo delle spese sostenute per la realizzazione di un progetto o una commessa.

Quindi, mentre il preventivo è una stima delle entrate e delle uscite, il consuntivo è l’analisi delle spese e dei ricavi reali.

Perché serve il consuntivo

Per conoscere l’effettivo andamento di un lavoro. Per sapere quale sia realmente l’utile del progetto. Per verificare l’attendibilità del preventivo.

Quest’ultimo punto è particolarmente importante soprattutto se sei agli inizi o se stai affrontando una nuova tipologia di lavoro. Confrontando i due documenti infatti capirai se la tua previsione era corretta, oppure se hai sottovalutato, o sopravvalutato, qualche elemento. In ogni caso, non commetterai più quell’errore. Così farai preventivi migliori e il tuo lavoro ne trarrà beneficio.

Come fare un consuntivo

Il modo più semplice per fare un consuntivo è riprendere il tuo preventivo e inserire i costi effettivi al posto di quelli previsti. E se nel corso del lavoro hai affrontato delle spese che non c’erano, aggiungile.

Poi inserisci anche i ricavi e avrai il quadro completo.

Ora confronta preventivo e consuntivo.

Corrispondono? Bene, la tua previsione era accurata. Non devono essere identici al centesimo. Qualche leggera variazione è normale.

Se invece la differenza è notevole cerca di capirne il motivo.

I costi sono stati inferiori alla tua stima?

Non è una notizia grave, ma dovresti comunque chiederti perché.

Hai ottenuto un sconto? Hai trovato un’offerta migliore che non era disponibile al momento del preventivo? Bene, sei riuscito a limare i costi aumentando il tuo margine. Buon lavoro.

Oppure…

Avevi sbagliato a valutare i costi perché non avevi fatto delle ricerche? Avevi inserito nel preventivo servizi o strumenti superiori a quelli che effettivamente ti servivano? Un po’ meno bene. Il tuo preventivo quindi era più alto del necessario. Certo, questa volta ti sei comunque aggiudicato il lavoro e alla fine hai guadagnato anche di più. Ma la prossima volta potresti perdere un cliente perché il tuo prezzo è eccessivo.

E se i costi del consuntivo sono superiori a quelli del preventivo?

È quello che non vorresti mai vedere. Anche qui però devi chiederti il perché.

Si sono verificate delle circostante imprevedibili che li hanno fatti aumentare? A volte può capitare e ci possiamo fare poco. L’importate è che non succeda troppo spesso. Se ciò ti ha causato una perdita cerca di recuperare con i lavori successivi.

Hai dimenticato alcune voci di costo o hai completamente sbagliato a calcolarne qualcuna? Ecco, questo non dovrebbe succedere. Ma non fustigarti. Capita a tutti di sbagliare. Se c’è stata una perdita cerca di compensare con i prossimi lavori e fai attenzione con i prossimi preventivi.

Qualunque sia il risultato del tuo consuntivo, dopo averlo fatta sarai un professionista migliore e il tuo lavoro ne beneficerà.

Facciamo un esercizio

Nell’articolo “Fare un preventivo” avevamo calcolato i costi per un corso di formazione. Riprendiamo quella tabella:

Avevo stabilito di realizzare il corso con un minimo di 40 partecipanti e il costo di iscrizione era di 150,00 Euro iva inclusa (quindi 122,95 Euro iva esclusa). Quindi le entrate previste erano 4.918,00 Euro (iva esclusa).

Alla fine si sono iscritte 43 persone.

Ora però devo tirare le somme.

Per preparare il corso mi sono servite un paio di ore in meno, ma l’assistente ha lavorato per me 5 ore in più. Dato che c’erano 43 partecipanti invece di 50 ho speso un po’ di meno per i coffee break. E ho speso meno del previsto per la promozione sui social.

Ecco quindi il mio consuntivo

Il totale dei ricavi invece è stato di 5.286,85 Euro.

Ecco il riepilogo:

Tutto sommato le mie previsioni si sono rivelate abbastanza corrette. Ho sottovalutato l’impegno dell’assistente e questo mi sarà di lezione per la prossima volta. Ma a conti fatti è stato un buon lavoro.

Presentare il consuntivo a un cliente

In alcuni casi dovrai inviare il consuntivo anche al tuo cliente. Succede in tutti quei lavori in cui l’offerta è solo una stima dei costi, ma l’importo che dovrà effettivamente pagare sarà stabilito a fine lavori.

È il caso, ad esempio, del meccanico. Prima dei lavori fa un preventivo, ma il costo effettivo della manutenzione verrà calcolato solo alla fine. In base al tempo che ci impiegherà e ad eventuali parti che dovrà sostituire.

In questo caso ti consiglio di presentare il conto al cliente nello stesso formato del preventivo, con le stesse voci di costo (più quelle che sono emerse nel corso del lavoro), eventuali acconti già versati, l’importo da saldare e i termini di pagamento. Se necessario allega ogni altra documentazione a riprova dei costi inseriti.

Se sei un professionista o una piccola impresa in contabilità semplificata, puoi anche inviare una fattura proforma a riepilogo dei costi, allegando eventuali altri documenti.

Per darti un’idea, ti lascio un modello di consuntivo, basato sul modello di preventivo presente nel relativo articolo. Personalizzalo come più ti piace e usalo per i tuoi clienti.