Gestione clienti con OpenOffice per i liberi professionisti

Tabelle gestione clienti

Se usi un programma gestionale, anche semplice, tieni sotto controllo facilmente la situazione dei tuoi clienti. Al contrario, se crei le tue fatture in Excel (o con Calc di LibreOffice e OpenOffice) hai bisogno di altri strumenti per gestire i tuoi clienti al meglio e il tuo lavoro.

Se sei un libero professionista, già conosci ed emetti le fatture, che sono obbligatorie per legge. Tuttavia ti sarai reso conto da solo che non bastano per valutare l’andamento dei tuoi affari. Per questo, oggi ti regalo degli strumenti aggiuntivi, che servono solo a te (non hanno alcuna validità ai fini fiscali) e che ti aiuteranno sia nella compilazione delle fatture che nel controllo della tua attività e nella gestione clienti. Le informazioni che potrai catalogare e verificare sono fondamentali per capire come vanno le cose e tenere il conto delle imposte che dovrai pagare.

Sono semplicissime, servono pochi dati che tu già possiedi e non richiedono conoscenze di contabilità. Inoltre ti renderanno consapevole di quello che stai facendo nel corso dell’anno. Se vuoi gestire bene la tua attività non puoi delegare queste cose sempre al commercialista. Oltre al fatto che rivolgerti a lui per qualsiasi cosa fa bene solo alla sua parcella.

Leggi questo articolo e scarica le tabelle che ti regalo. Sono realizzate per OpenOffice e LibreOffice, ma dovrebbero essere compatibili anche con Excel. Vedrai che ci metterai un attimo a capirne il funzionamento. E se le troverai utili spero vorrai condividerle con i tuoi contatti.

Tabelle gestione clienti

Modello 1: Anagrafica clienti

Il primo modello che trovi nella cartella per la gestione dei clienti è una tabella per le anagrafiche. Raccoglie in un unico file le informazioni basilari, come nome (o ragione sociale), indirizzo, telefono, e-mail, eventuale persona di contatto, Partita IVA e/o Codice Fiscale.

Lo so, sul tuo smartphone hai già alcune di queste informazioni, ma è sempre bene avere un registro da cui recuperare sia i dati per la fatturazione che quelli per il contatto. Inoltre, puoi aggiungere delle note per tenere traccia delle comunicazioni, delle richieste o dei preventivi che hai inviato. Non puoi prendere di ricordare sempre tutto.

Se usi OpenOffice ti consiglio di scaricare l’estensione Dataform per poter usare il modulo che ho creato per inserire i dati.

Modelli 2-3-4: gestione amministrativa dei clienti

Gli altri tre modelli presenti nella cartella sono in alternativa tra loro. Tutti e tre hanno lo scopo di raccogliere i dati per la fatturazione e per una semplice analisi del tuo business e si differenziano per il modo di catalogare le informazioni.

Scegliere uno o l’altro è a tua discrezione. Io cercherò di illustrarti le caratteristiche e i casi in cui sarebbe più utile.

Modello 2: Singolo cliente

Con questo modello devi creare un file per ogni cliente. Il primo foglio è un riepilogo dei dati anagrafici e di contatto oltre che del fatturato suddiviso per anno. Vedrai così in un attimo se è un cliente in crescita o uno che ti sta abbandonando.

Negli altri fogli (uno per anno) dovrai riportare i dati dei vari lavori che fai per quel cliente inserendo:

  • la data di consegna
  • il riferimento alla commessa (o al progetto, o alla lavorazione, chiamala come vuoi)
  • la descrizione dello specifico bene/servizio
  • la quantità (se non esiste una vera e propria quantità metti 1)
  • l’importo unitario
  • l’importo totale

Dovresti tenere aggiornato questo file ogni volta che finisci un lavoro o settimanalmente. Non inserire qui l’IVA (se devi applicarla) o altri oneri. Solamente il costo puro del tuo lavoro.

Come avrai notato, non ti ho detto di inserire il numero di fattura. Questo perché durante la registrazione dei tuoi lavori non dovrai mettere niente. Dopo che avrai fatto la fattura per quel cliente potrai inserire il numero su ogni riga che hai fatturato (ovviamente una fattura può riferirsi a diverse righe).

In questo modo saprai sempre cosa hai effettivamente fatturato e cosa no.

Questo modello è utile soprattutto per chi ha clienti fissi, per i quali esegue numerosi lavori nel corso degli anni. Se il tuo cliente tipo si rivolge a te solo 1-2 volte dovresti trovarti meglio con il Modello 3. Altrimenti ti troverai con decine di file di poche righe ciascuno.

Modello 3: Singola annualità

Con questo modello tieni d’occhio in un solo colpo tutti i tuoi clienti e i lavori relativi a un singolo anno.

Il primo foglio è un riepilogo della situazione di ogni cliente e un calcolo del totale annuo.

Gli altri servono a gestire i clienti. Rinomina ogni foglio con il nome di un cliente. La compilazione poi è la medesima del Modello 2.

Scegli questa tabella se nel corso dell’anno hai molti clienti per i quali fai pochi lavori (anche se tornano periodicamente da te).

Modello 4: Tabella pluriennale

Questo modello è adatto a chi è agli inizi o ha una partita IVA come secondo lavoro. In pratica, a chi lavora poco come libero professionista per tanti clienti diversi, la maggior parte dei quali occasionali.

In questo caso basta un solo file. Ogni foglio si riferisce a tutti i lavori di un singolo anno. La compilazione è la stessa del Modulo 2, con l’aggiunta del nome del cliente.

Puoi anche combinare questa tabella con il Modello 1, usandone uno per il grosso della gestione clienti e l’altro per quei pochi grandi che magari ti sei conquistato e che hanno bisogno di un’attenzione particolare.

Analizzare i dati della gestione clienti

Tutte le registrazioni che ti sto suggerendo di fare servono a due scopi specifici: il primo è la fatturazione. Ogni volta che devi emettere una fattura devi solo aprire la tua tabella, fare il copia e incolla delle righe che ti interessano e aggiornare il file della gestione dei clienti con il numero di fattura.

Il secondo è l’analisi dei dati. Intendiamoci, è un’analisi molto superficiale e semplice, che però ti permette di capire se stai andando nella direzione giusta, quali sono i tuoi clienti principali e quali le attività che riscuotono il maggiore successo.

Per fare tutto questo devi dare un nome specifico a ogni tipo di attività (da mettere nel campo “Descrizione”) e usare sempre lo stesso. Ad esempio, per la redazione dei testi per un blog devi sempre usare “Scrittura articolo per blog”. Per rendere il compito più facile ti consiglio di impostare un menù a tendina che comprenda le attività più tipiche del tuo lavoro.

Attiva poi i filtri sulla tabella. Così potrai fare tutte le ricerche che vuoi: quanti articoli per blog hai scritto in totale o per uno specifico cliente, quanti lavori hai fatto per Tizio, quali sono le attività di uno specifico progetto, eccetera.

Con il tempo, quando avrai accumulato un po’ di dati, potrai anche fare delle statistiche e capire quale percentuale del tuo fatturato dipende dalla scrittura di articoli per i blog o quanto incide sui tuoi ricavi Tizio.

Conoscere le caratteristiche del tuo lavoro è il punto di partenza per pianificare il futuro.

Se trovi i miei modelli utili e facili da utilizzare ti chiedo, per favore, di condividerli con i tuoi contatti. Farai un favore a loro e anche a me. Grazie!

Tabelle gestione clienti

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