Gestione dei fornitori con OpenOffice: strumenti per liberi professionisti

Un set completo di tabelle per la gestione dei fornitori con OpenOffice.

Tutti i liberi professionisti, hanno bisogno di un sistema di gestione dei fornitori. Per questo oggi voglio proporti alcuni fogli di calcolo che ti aiuteranno a tenere sotto controllo i tuoi costi.

Anche se la tua attività è piccolissima, ad esempio se sei un copywriter o un blogger alle prime armi o se lo fai come secondo lavoro, devi sapere se stai davvero guadagnando o se sei in perdita.

Se poi il tuo lavoro è già ben avviato e sei in regime di contabilità semplificata o nel vecchio regime dei minimi, i costi incidono sulle imposte che paghi. Lo so, in questi casi il commercialista fa i calcoli, ma avere una vaga idea di come ti stanno andando le cose significa gestire in modo responsabile l’attività.

Oltretutto non è che devi fare chissà che cosa o passare ore a mettere insieme i dati. Ti servono solamente le fatture di acquisto, che, qualunque sia il tuo regime fiscale, devi conservare, o altri documenti relativi alle tue spese e un file per la gestione dei fornitori, come quelli che ti propongo in questo articolo.

Le tabelle che ho creato sono fatte per OpenOffice e LibreOffice, ma dovrebbero essere compatibili anche con Excel (ho usato solo alcune formule basilari).

Il modello 1 può essere usato indifferentemente da tutti i liberi professionisti, mentre i modelli 2-3-4 hanno piccole differenze tra i regimi agevolati (forfettario e dei minimi) e la contabilità semplificata. Questo dipende sostanzialmente dalle differenze nella gestione dell’IVA.

Modello 1: Anagrafiche fornitori

Il primo file raccoglie tutte le informazioni basilari e di contatto dei tuoi fornitori. Non è detto che tu abbia bisogno di un simile archivio. Soprattutto se hai una piccola partita IVA che opera nei servizi (come blogger, copywriter e simili agli inizi) i fornitori sono talmente pochi e per lo più occasionali che potresti anche cavartela senza.

Se però sono diversi o se vuoi avere veramente tutto sotto controllo ti consiglio di usarla. Avrai così sempre a portata di mano tutti i riferimenti utili.

Modello 1 – Anagrafiche fornitori

Modelli di gestione fornitori per i regimi agevolati

I modelli 2-3-4 rappresentano tre diversi modi di registrare i costi della tua attività. Puoi scegliere quello che ti piace di più o che si adatta meglio alla tua situazione.

In ogni caso, devi inserire i prezzi comprensivi di IVA. Con i regimi agevolati infatti non scarichi l’IVA che è quindi un vero e proprio costo.

I dati da inserire sono gli stessi della fattura:

  • numero della fattura
  • data della fattura
  • descrizione del bene/servizio
  • prezzo unitario
  • quantità
  • prezzo totale

Inoltre, in tutti i file c’è una colonna “commessa”. Se l’acquisto che hai fatto ti è servito per un lavoro specifico, ti consiglio di inserire qui dentro il riferimento (titolo del progetto, nome del cliente o altro). In questo modo a fine lavoro avrai ben chiara la situazione dei costi e ricavi di un singolo lavoro (informazione che può tornarti utile anche per futuri preventivi).

Le differenze tra i vari modelli invece sono:

Modello 2 – prevede la creazione di un file per ogni fornitore ed è composto da un primo foglio riassuntivo e da fogli successivi suddivisi per anno in cui registrare le singole fatture. Utilizzalo se hai fornitori abituali da cui acquisti spesso beni o servizi.

Modello 3 – ogni file raccoglie i dati di tutti gli acquisti sostenuti in un anno. Il primo foglio riassume la situazione, mentre i successivi sono dedicati ai singoli fornitori. Sceglilo se fai pochi acquisti da un numero ristretto di fornitori, ai quali ti rivolgi diverse volte nel corso dell’anno.

Modello 4 – è dedicato a chi ha pochissime spese o si rivolge sempre a fornitori diversi. Qui devi registrare tutti gli acquisti dell’anno su un solo foglio (inserendo in questo caso anche il nome del fornitore).

Puoi anche usare più di un modello, magari perché hai un fornitore abituale e una miriade di occasionali. Usa il modello 2 per il primo e il 4 per gli altri.

Tabelle gestione fornitori regimi agevolati

Modelli di gestione fornitori per i liberi professionisti in contabilità semplificata

Se sei un libero professionista in contabilità semplificata, scarichi l’IVA degli acquisti, che quindi non è un costo per te. Per questo, nella registrazione delle fatture è importante differenziare l’importo imponibile dall’IVA.

Così, nelle tabelle che ho pensato per te, devi inserire:

  • numero della fattura
  • data della fattura
  • descrizione del bene/servizio
  • prezzo unitario (imponibile)
  • quantità
  • totale imponibile
  • IVA
  • totale della fattura

Come vedi, sono tutti dati che puoi recuperare facilmente dalla fattura. Non ho inserito una formula per il calcolo automatico dell’IVA perché esistono diverse aliquote (oltre a beni e servizi che a cui non si applica) e fai prima se copi quello che trovi in fattura.

A seconda delle caratteristiche dei tuoi fornitori puoi scegliere tra tre modelli:

Modello 2 – se fai diversi acquisti sempre dagli stessi fornitori. Con questo modello devi creare un file per ogni fornitore.

Modello 3 – se fai pochi acquisti da un numero limitato di fornitori. In questo caso usa un foglio per ogni fornitore e tieni sotto controllo la situazione generale dal riepilogo del primo foglio (qui vedi il totale IVA esclusa, perché a te interessano i costi).

Modello 4 – adatto a chi fa pochissimi acquisti o usa sempre fornitori diversi. In questo caso basta un solo foglio per tutto l’anno. Per chiarire le cose devi inserire anche il nome del fornitore.

Puoi anche usare più di un modello. Magari hai un fornitore abituale e una miriade di occasionali, per cui usa il modello 2 per il primo e il 4 per gli altri.

Tabelle gestione fornitori regime semplificato

E dopo che hai creato i file di gestione dei fornitori?

Come ti ho detto fin dall’inizio, questi file ti servono per controllare i tuoi costi. Tuttavia questo dato da solo ha poco senso. Infatti, i dati che raccogli qui, devono essere messi in relazione con quelli dei file per la gestione dei clienti.

Così avrai due informazioni fondamentali:

quante imposte dovrai pagare (ovvero quanti dei soldi che hai ricevuto non sono di fatto tuoi ma dello Stato)

quanto effettivamente stai guadagnando

Vedremo questo passaggio in un altro articolo, ma ti anticipo già che non sarà un calcolo preciso. Tuttavia ti darà una buona idea di quello che sta succedendo alla tua attività.

Per finire ti chiedo un favore: se pensi che il mio articolo e le mie tabelle siano utili a chi ha una partita IVA, condividi questo articolo sui tuoi social network.

Grazie!

Tabelle gestione fornitori

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