La fattura elettronica: come i liberi professionisti possono fatturare alla PA

Quando fai lavori per la Pubblica Amministrazione devi emettere la fattura elettronica. Seguimi per sapere cos’è e come funziona.

La fattura elettronica: come i liberi professionisti fatturano alla PA

Da un paio d’anni ormai aleggia su chiunque voglia avere rapporti di lavoro con gli Enti Pubblici lo spauracchio della fattura elettronica.

E non intendo semplicemente una fattura inviata per e-mail.

Aziende e liberi professionisti che forniscono beni e servizi a regioni, comuni, scuole, ospedali e via dicendo infatti devono seguire un iter specifico se vogliono essere pagati.

Per farla breve è una fattura creata in un formato particolare (xml), che deve contenere specifici dati, firmata digitalmente, inviata tramite un canale dedicato, il Sistema di Interscambio, e conservata in formato digitale per almeno 10 anni.

Se non sei ancora mai incappato nella fatturazione elettronica, o se hai semplicemente incaricato il tuo commercialista di occuparsene, probabilmente hai capito la metà della frase precedente. Niente di strano. Il tuo lavoro è un altro.

A essere onesti però anche questo fa parte del tuo lavoro. Se hai già letto altri articoli di questo blog sai come la penso. Se hai una partita iva devi sapere cosa questo comporti. E sai che promuovo il fai da te ogni volta che è possibile. Solo così puoi capire se le cose vanno bene e, in caso contrario, correre ai ripari prima che sia troppo tardi. Inoltre, il commercialista si fa pagare per ogni cosa che fa. Occupandoti tu di alcune questioni amministrative risparmierai dei soldi.

Può sembrare noioso (e a volte lo è) e difficile (ma solo all’inizio). Prometto che renderò le cose più semplici possibile ed eviterò lunghe spiegazioni inutili.

Quando un libero professionista deve usare la fattura elettronica?

La fattura elettronica è sempre obbligatoria quando il destinatario è un ente della Pubblica Amministrazione. Questo include tutti gli Enti statali (ministeri e simili), locali (regioni, comuni), sanitari (ASST, ATS, ospedali), scuole pubbliche di ogni ordine e grado e via dicendo. Fanno eccezione le Aziende Speciali. Per sicurezza chiedi sempre conferma, ma per esperienza (ho a che fare abitualmente con tre aziende) loro adottano ancora la fatturazione ordinaria.

Dal 2017 inoltre è possibile usarla anche nei confronti di società private e professionisti. Non sussiste nessun obbligo, è solo un’opzione.

Per chi decide di utilizzare la fattura elettronica per tutti (o quantomeno per i clienti dotati di partita iva) è prevista la semplificazione di alcuni adempimenti fiscali, come l’esonero dall’invio dei dati di tutte le fatture emesse all’Agenzia delle Entrate, dato che vengono trasmesse direttamente dal Sistema di Interscambio.

Cos’ha di particolare la fattura elettronica?

Tra la fattura elettronica e quelle a cui sei normalmente abituato ci sono alcune differenze.

Tutto il “ciclo vitale” della fattura avviene per via digitale. Non serve stamparla.

Utilizza uno schema standard e un formato dedicato, l’XML. Guardando la sua struttura vedresti dei tag, simili a quelli dei siti internet. Fortunatamente esistono dei programmi con un’interfaccia simile a un formulario, con campi da compilare. Avrai a che fare con il reale aspetto di queste fatture solo per soddisfare la tua curiosità.

Esempio di fattura elettronica come appare in formato xml
Fattura in formato xml

Ai soliti dati di cliente e fornitore (che rimangono obbligatori) si aggiunge il codice univoco del destinatario, una serie di 6 cifre per la PA o di 7 per le società private e i liberi professionisti.

Quando il destinatario è un ente della PA, si applica la scissione dei pagamenti (o split payment). Ovvero, l’IVA sulla fornitura/prestazione viene versata allo Stato direttamente dalla PA. Tu dovrai indicarla nella fattura, ma ti pagheranno solo il netto.

Se sei in regime forfettario o dei minimi o effettui prestazioni esenti IVA, sai già che per le fatture che superano i 77,47 Euro devi applicare una marca da bollo da 2 Euro. Normalmente puoi scegliere tra quello adesivo e quello virtuale. Nel caso delle fatture elettroniche devi per forza usare il bollo virtuale e quindi pagarlo all’inizio dell’anno successivo tramite F24.

Qual è il ciclo della fattura elettronica?

Ora quando finisci un lavoro fai la tua fattura con Excel, Word o un programma apposito, la invii in qualche modo (posta, e-mail, piccione viaggiatore) al tuo cliente e speri che ti paghi.

Se c’è di mezzo la fattura elettronica il percorso è leggermente diverso. Il primo passo è sempre ovviamente la creazione della fattura, da fare esclusivamente con software specifici, dato che ha una struttura più rigida e deve essere esportata in formato XML. Il documento deve poi essere firmato digitalmente. A seconda del programma di cui ti avvali, questo servizio può essere gratuito o a pagamento e includere o meno la firma digitale.

A questo punto deve essere inviata al Sistema di Interscambio (SdI), un sistema informatico il cui compito è controllare che la fattura sia formalmente corretta e inoltrarla al destinatario (riconoscibile grazie al codice univoco). Questo è generalmente un servizio a pagamento offerto dalle stesse aziende che forniscono software per la fatturazione elettronica. In alternativa, è possibile inviare le fatture tramite pec all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.

Se ci sono errori, il SdI rigetta la fattura. Devi correggerla e reinviarla.

Un volta consegnata, la fattura può essere accettata o rifiutata dalla PA, a seconda che sia tutto corretto o ci siano degli errori. Se il destinatario non fa nulla entro 15 giorni, è considerata automaticamente accettata (il che non vuol dire che nessuno te la contesterà dopo).

Infine la fattura elettronica deve essere archiviata digitalmente per 10 anni. Purtroppo non basta metterla in una cartella del tuo computer. L’archiviazione di cui si parla qui è un servizio fornito da società specifiche (spesso le stesse che si occupano anche della generazione della fattura e dell’invio al SdI) che garantiscono l’immutabilità del documento.

A questo punto non resta che aspettare il pagamento e sperare. Questo almeno non è cambiato.

Cosa serve per fare la fattura elettronica?

Molte aziende forniscono servizi per fare, trasmettere e archiviare le fatture elettroniche. Ovviamente sono a pagamento. Alcune società che realizzano software di fatturazione includono la creazione (con relativa esportazione in formato xml) nel pacchetto base. Se vuoi il resto devi pagare a parte. Anche molte banche offrono questi servizi.

Esiste però un modo per farlo gratuitamente.

Ti servono:

  • un computer con una connessione a internet
  • una pec
  • la firma digitale
  • la registrazione a Fisconline o l’Identità Digitale (SPID)

Sono tutte cose che puoi ottenere gratuitamente o che comunque devi già avere con la partita iva.

Se hai tutto, puoi registrarti sul portale dell’Agenzia delle Entrate dedicato alla fatturazione elettronica utilizzando l’Identità Digitale o il codice fiscale e il PIN di Fisconline.

A questo punto puoi generare le fatture, firmarle digitalmente e inviarle al SdI. Puoi scegliere se usare l’invio tramite portale o pec.

Infine, il servizio dell’Agenzia delle Entrate prevede anche l’archiviazione sostitutiva a norma di legge.

Il portale permette anche di importare file xml generati con altri programmi. Quindi, se hai già un software di fatturazione che comprende anche quella elettronica, come Winfatt, puoi usarlo per crearle (tanto già lo paghi) e poi inviarle e archiviarle tramite l’Agenzia delle Entrate.

Servizio a pagamento o servizio gratuito?

Non ho ancora avuto modo di provare i servizi dell’Agenzia delle Entrate, quindi non so se sia affidabile o se se abbia problemi, tipo rallentamenti, cadute del server eccetera. Questo e il fatto che non faccia parte di un gestionale completo sono i due punti a sfavore di un sistema che ha dalla sua la totale gratuità.

I servizi a pagamento dal canto loro sono generalmente stabili, spesso integrati in software gestionali e cercando si possono trovare delle ottime proposte, anche dal punto di vista economico.

Quindi, quale scegliere? Per me, se devi emettere 2-3 fatture elettroniche all’anno affidati all’Agenzia delle Entrate. Se invece lavori stabilmente con la PA e magari devi farne 5-10 al mese, ha senso valutare programmi più completi, anche a pagamento.

Qual è il futuro della fattura elettronica?

Non ho la sfera di cristallo, quindi posso fare solo ipotesi in base a quello che ho letto in giro. Sono abbastanza certa che nel giro di qualche anno ci ritroveremo con l’obbligo di emettere solo fatture elettroniche. Per lo meno quando il destinatario è dotato di partita iva (privato o pubblico). Non so immaginare come si potrebbe fare nel caso di persone fisiche.

Per un certo tempo si è parlato di introdurre questo obbligo già dal 2019, questa data sembra però saltata. Certo, siamo in Italia, dove un governo fa e quello successivo disfa. Ma qui la strada ormai è segnata. La cosa potrà slittare di un po’ di tempo. Tuttavia ad un certo punto sarà un passaggio obbligato. Quindi, meglio abituarsi all’idea e prendere confidenza con questo nuovo sistema.

E tu ti sei già cimentato nella fatturazione elettronica? Conosci qualche programma ben fatto e dal prezzo interessante? Attendo i tuoi consigli!

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