Fattura elettronica tra privati: obbligo dal 2019 anche per i liberi professionisti (ma non tutti)

Scopri se tra pochi mesi anche tu dovrai emettere e ricevere fatture elettroniche tra privati e come fare per adeguarti.

L’avrai già sentito dire in giro: dal 1 gennaio 2019 scatterà l’obbligo della fattura elettronica tra privati.

Al momento questo obbligo riguarda solo chi lavora con la Pubblica Amministrazione, ma con il nuovo anno la fatturazione elettronica verrà estesa a tutti.

Ci sono però delle eccezioni.

Chi non deve emettere la fattura elettronica?

I liberi professionisti (e in generale i titolari di partita IVA) che usufruiscono del regime dei minimi o del regime forfettario sono esentati dall’emissione della fattura elettronica. Quindi, se rientri in uno di questi casi puoi tirare un sospiro di sollievo (per ora).

In ogni caso ti capiterà di ricevere delle fatture elettroniche. I fornitori infatti dovranno emetterle indipendentemente dalla “situazione” del loro cliente.

Quindi se sei un libero professionista in regime forfettario o in regime dei minimi puoi saltare direttamente al paragrafo in cui parlo della ricezione della fattura elettronica.

Negli altri casi, o se vuoi saperne di più, continua a leggere.

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è un file in formato XML (extendible markup language), che ne garantisce l’integrità e la rende non modificabile da chi la riceve.

La sua trasmissione passa dal Sistema di Interscambio che effettua dei controlli formali prima di consegnarla al destinatario.

Infine, anche la conservazione è telematica.

Se vuoi approfondire l’argomento e scoprire le principali differenze tra la fattura elettronica e quella normale, leggi il mio articolo La fattura elettronica: come i liberi professionisti possono fatturare alla PA.

Nella fatturazione classica la fattura passa direttamente dal fornitore al cliente e può essere inviata tramite computer o in formato cartaceo (consegnata a mano o via posta). Le fatture elettroniche passano invece dal sistema di interscambio prima di essere consegnate al cliente e possono essere inviate solamente tramite computer.
La fattura elettronica, una “cosa a tre”

Come si emette la fattura elettronica?

Prima di emettere una fattura elettronica devi avere a disposizione un dato aggiuntivo rispetto a quelli che ti servono attualmente. Oltre a ragione sociale, indirizzo e partita IVA/codice fiscale ti serve l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del tuo cliente o il codice di accreditamento (per chi ce l’ha). Tra poco vedremo a cosa servirà.

Ora sei pronto a creare la tua fattura.

Per aiutare le aziende e i liberi professionisti a contenere i costi, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione alcuni strumenti gratuiti per l’emissione della fattura elettronica:

  • una procedura web
  • un’app utilizzabile da dispositivi mobile
  • un software da installare su PC

Inoltre, molti software gestionali permettono già ora di esportare le fatture create in formato XML. Ed è facile supporre che nei prossimi mesi tutti questi programmi implementeranno questa funzione.

Cosa scegliere? Il mio consiglio come sempre è di provare i vari sistemi per capire quale è più comodo per te. Io non ho ancora avuto modo di testare gli strumenti dell’Agenzia delle Entrate, quindi non so quanto siano semplici e affidabili, ma essendo gratuiti è il caso di dar loro una possibilità.

In ogni caso, troverai dei campi da compilare, alcuni obbligatori altri no. Un po’ come nei classici sistemi gestionali.

Come si trasmette la fattura elettronica?

Bene, hai creato la tua fattura, ma ora devi inviarla. È un passo fondamentale per essere pagati.

Come visto prima, non puoi mandarla direttamente al tuo cliente, come fai attualmente. Devi passare dal Sistema di Intescambio (SdI).

L’invio può essere fatto in diversi modi:

  • pec
  • procedura web e app dell’Agenzia delle Entrate
  • sistema di cooperazione applicativa web service
  • protocollo FTP

Per usare gli ultimi due sistemi devi prima accreditarti al SdI e attivare il tuo codice numerico (7 cifre).

Alcuni software gestionali hanno un modulo di invio delle fatture elettroniche (solitamente da acquistare a parte) e possono dialogare direttamente con il SdI.

Un volta inviata, la fattura viene controllata dal sistema. Se tutto è a posto si procede con la consegna; altrimenti ti viene recapitata una “ricevuta di scarto” con indicata la motivazione. Può capitare ad esempio se hai inserito un numero di Partita IVA incompleto o errato.

Come si riceve una fattura elettronica?

Una volta superati i controlli, la fattura elettronica deve essere consegnata. Questo passaggio ti riguarda in ogni caso, che tu sia il fornitore o il cliente.

Così come ci sono diversi modi per inviare la fattura, ci sono diversi modi per riceverla:

  • pec
  • sistema di cooperazione applicativa web service
  • protocollo FTP

Gli ultimi due sistemi richiedono l’accreditamento al SdI.

Se tutto va a buon fine, il cliente riceve la sua fattura, via pec se non ha optato per altre soluzioni, altrimenti in base a quanto indicato nell’accreditamento (in veste di fornitore a te questo aspetto non interessa, ti riguarda però in qualità di cliente perché devi scegliere). Al fornitore viene recapitata una “ricevuta di consegna” che attesta che la fattura è arrivata a destinazione.

Se qualcosa è andato storto, ad esempio il cliente ha la casella di posta piena, il SdI avvisa il fornitore e mette a disposizione del cliente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Sta al fornitore comunicare la presenza di questa fattura al cliente attraverso altri canali. In questo caso il fornitore può anche inviarne una copia al cliente informandolo che può scaricare l’originale dal sito dell’Agenzia delle Entrate.

Come ricevere una fattura elettronica se sei in regime forfettario?

I liberi professionisti in regime dei minimi e forfettario non sono obbligati ad emettere le fatture elettroniche, ma possono riceverle. Lo stesso vale per le persone fisiche.

Se i primi potrebbero cavarsela con la pec, che devono comunque avere, il dubbio più grande fin dall’approvazione della finanziaria è stato sui secondi. L’Agenzia delle Entrate ha deciso di offrire una soluzione valida per entrambi.

L’invio della fattura elettronica nei confronti di persone fisiche o partite IVA in regime forfettario o dei minimi avviene nello stesso modo delle altre (a parte il fatto che per le persone non si inserirà il numero della partita IVA né l’indirizzo pec).

Poi però il fornitore dovrà comunicare al cliente che c’è una fattura disponibile nell’area riservata del cliente sul sito dell’Agenzia delle Entrate e al contempo inviare tramite altri canali (ad esempio la posta elettronica) una copia della fattura.

In altre parole, viene emessa come una fattura elettronica e poi consegnata come una fattura normale.

Come si conserva la fattura elettronica?

L’ultimo passaggio dell’iter della fattura elettronica è la conservazione. Anche in questo caso si possono utilizzare gli strumenti messi a disposizione dell’Agenzia delle Entrate o ricorrere a un servizio privato. Solitamente chi propone software per la trasmissione offre anche la conservazione.

La mia esperienza con la fattura elettronica

Lavorando per una società che ha diversi contratti con la Pubblica Amministrazione ho a che fare con le fatture elettroniche tutti i mesi e posso dirti che, per quanto il processo sembri complesso, nella pratica cambierà poco per l’emissione.

Se usi un software di fatturazione che ha la possibilità di emettere fatture elettroniche dovrai semplicemente inserire alcuni dati aggiuntivi. Altrimenti ti troverai davanti un modulo un po’ diverso, ma è solo questione di abitudine.

Per la ricezione bisognerà fare un po’ di attenzione. Devi ricordarti di controllare costantemente la pec, scaricare le fatture che ricevi e rincorrere i clienti che non l’hanno ricevuta. Secondo me quest’ultimo sarà il vero incubo che ci perseguiterà nei primi mesi del 2019.

E tu hai già avuto esperienza di fatturazione elettronica o c’è qualche aspetto che ti preoccupa in particolare?

Laureata in lingue straniere ma con un buon rapporto con i numeri. scrivo testi per le PMI e curo un blog dedicato alla mia professione. Cercando una “strada alternativa” e temi poco sfruttati, ho riunito qui le mie esperienze e tematiche che mi stanno a cuore. Per questo oltre che di creazione di contenuti parlo di accessibilità e della gestione della Partita Iva.

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